Muster vorlage verzeichnis von verarbeitungstätigkeiten

Sie müssen Aufzeichnungen über Verarbeitungsaktivitäten führen, wenn Ihr Unternehmen 250 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt. • Wie verarbeiten Sie Daten?• Warum verarbeiten Sie Daten? • Welche Art von Daten verarbeiten Sie?• wo findet die Verarbeitung statt?•an wen geben Sie die Daten weiter? Ja, wir haben zwei grundlegende Vorlagen erstellt, um Ihnen zu helfen, Ihre Verarbeitungsaktivitäten zu dokumentieren. eine für Controller und eine für Prozessoren. Jede Vorlage enthält einen Abschnitt für die Informationen, die Sie dokumentieren müssen, und zusätzliche Abschnitte für Informationen, die Sie nicht gemäß Artikel 30 dokumentieren müssen, aber das kann nützlich sein, um neben Ihrem Datensatz der Verarbeitungsaktivitäten zu pflegen. Die Aufzeichnung Ihrer Verarbeitungsaktivitäten ist keine einmalige Übung; die von Ihnen dokumentierten Informationen müssen die aktuelle Situation in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten widerspiegeln. Daher sollten Sie den Datensatz bei Bedarf als lebendiges Dokument behandeln, das Sie aktualisieren. Dies bedeutet, dass Sie regelmäßige Überprüfungen der von Ihnen verarbeiteten Informationen durchführen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumentation korrekt und aktuell bleibt. Manchmal werden die Aufzeichnungen der Verarbeitungsaktivitäten mit Checklisten vermischt, um die DSGVO-Konformität der Datenverarbeitung zu bewerten. Ich persönlich empfehle, die Aufzeichnungen der Datenverarbeitungsaktivitäten (reine Dokumentation) und die Überprüfung der Datenverarbeitungsaktivitäten klar voneinander zu trennen. Rein abstrakte Verarbeitung ohne spezifischen Zweck • Zentraleverwaltung • Konnektivität mit anderen Systemen • Richtige Zusammenarbeit durch alle Organisationseinheiten • DSB-Bedienfeld und Eigentumstrennung • Nachverfolgen von Datenänderungen und Nachweis der Datenhistorie • Automatisiertedatenentfernung ✅ Data Controller bestimmt den Zweck und die Bedeutung der Datenverarbeitung, nicht der Prozessor ✅ Datenverarbeiter auf Anweisung des Datenverantwortlichen handelt, und obwohl er eine bestimmte Entscheidung über die Art und Weise treffen kann, wie die Verarbeitung durchgeführt wird, hat er nur begrenzte Kontrolle über die Daten ✅ Der Datenverarbeiter keinen Grund hat, diesen bestimmten Datensatz auf seinem eigenen ✅ Datenverarbeiter und Datenverantwortlichen zu verarbeiten, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten haben. Die Beschreibung in den Aufzeichnungen über Verarbeitungsaktivitäten kann in der Regel kurz sein und , gegebenenfalls auch in Aufzählungszeichenform, muss jedoch vollständig und selbsterklärend sein. Je mehr die Datenverarbeitung die Interessen der betroffenen Personen beeinträchtigen kann, desto genauer muss die Beschreibung sein. Kriterien hierfür sind z.

B. die Sensibilität der Daten, der Umfang der Daten, die Anzahl der betroffenen Personen, die Art und die Art der Verarbeitung. Wir müssen Sie daran erinnern, dass diese Datensätze von Bearbeitungsaktivitäten Vorlagen nur ein Ausgangspunkt sind, um Sie in Gang zu bringen. Bei der Feststellung, ob bestimmte Verarbeitungsvorgänge eine hauptbetätigte Oder mehrere kleinere Verarbeitungstätigkeiten darstellen, können folgende Aspekte berücksichtigt werden: Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) sollten Fragen wie: Die Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten sind aber auch ein zentraler Bestandteil eines Datenschutzmanagementsystems, um die Einhaltung des Datenschutzrechts zu gewährleisten, zu berücksichtigen. Anhand der Aufzeichnungen der Verarbeitungsaktivitäten können z.B. die einzelnen Verarbeitungsvorgänge auf ihre Einhaltung der DSGVO überprüft und notwendige Verbesserungen ermittelt werden. Dies erfordert jedoch häufig eine Dokumentation der Verarbeitungsaktivitäten, die über die obligatorischen Informationen hinausgeht. Darüber hinaus hilft eine detailliertere Aufzeichnung der Verarbeitungsaktivitäten dem Unternehmen, das sogenannte Rechenschaftsprinzip einzuhalten. Nach dem Rechenschaftsprinzip muss das Unternehmen auch in der Lage sein, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Die Datenverarbeitungsdatensätze sind auch ein wichtiges Instrument bei der Erstellung von Datenschutzinformationen/Mitteilungen/Richtlinien (z.B. für Mitarbeiter oder Bewerber) und bei der Bearbeitung von Datenzugriffsanfragen betroffener Personen.

Typische Verarbeitungsaktivitäten in einem Unternehmen sind unten dargestellt. Die Liste ist beispielhaft und nicht erschöpfend und nur als Leitfaden gedacht. Es ist für Organisationen obligatorisch, eine Aufzeichnung der Verarbeitungsaktivitäten zu führen, wenn Sie mehr als 250 Mitarbeiter haben oder wenn Sie eine dieser drei Bedingungen erfüllen: Die Dokumentation Ihrer Verarbeitungsaktivitäten muss schriftlich erfolgen; dies kann in Papierform oder in elektronischer Form erfolgen.